出張手続きについて

2021年7月15日から，紙ベースの出張内申書・復命書の提出を廃止し，出張者（または代理者）が直接システムへ旅行計画・報告を入力する方法に変更されました。
以下の出張旅費システムマニュアルに従い，出張前に，出張計画内容（出張期間･用務等）を入力し，出張計画データを事務部の担当者に送信してください
また，出張後は速やかに，出張旅費システムから，実際に行った出張内容等を入力し，出張報告データを事務部の担当者に送信してください。
出張計画データ，出張報告データ入力時には，それぞれ旅行内容に応じて添付書類が必要となります。
下記の表を確認し，必要書類をシステムにアップロードしてください。
添付するファイルはシステム容量の節約のため，なるべく画像ファイル（jpeg,png,gif,heic等）ではなくPDFファイルの添付にご協力ください。

出張旅費システムマニュアル
【参考】Q＆A（随時更新します）
旅費システム
【参考】出張報告の入力方法・注意点

（お知らせ）

AMED委託研究費を使用しての出張について
旅費システムへのログインIDが付与されていない特命教授・客員研究員・学振PD等で，大学が管理する自身の予算を使用して出張する場合は，入力用ＩＤを発行しますので，労務・旅費担当へご連絡ください。

提出書類

提出書類一覧		職員		学生・学外者		備考
提出書類一覧		国内	海外	国内	海外
出張前	用務を証明するもの	○				用務の・開催場所・会期・開始・終了時刻　等が確認できる書類
	旅費申立書	分担者でないものが研究協力者として旅行するとき添付
	海外渡航調書	―	~~国際交流システムに入力（職員~~） R5年度より旅費システム内で入力するようになりました。【参考】国際交流システム操作マニュアル	―	【学生】海外渡航登録システムに入力【外国人受入】 ~~国際交流システムに入力~~ R5年度より旅費システム内で入力するようになりました。【参考】国際交流システム操作マニュアル
	日程表	△ ・用務，予定地，経費がそれぞれ複数のとき・用務地と宿泊地が異なるとき添付	○	△ ・用務，予定地，経費がそれぞれ複数のとき・用務地と宿泊地が異なるとき添付	○
	航空機を使用する場合	航空機の旅程のわかるもの（eチケットお客様控え，旅行会社からの旅程案内など)
	略歴書	―			○	所属・職名・自宅住所・勤務先住所の入力が旅費システムで必要
	旅費振込申出書（初回のみ^※）（^※常勤⇔非常勤，学生⇔職員など，身分が変わった際は再提出が必要です。）	（様式）旅費等の振込申出書				【担当】医歯薬総務課労務・旅費担当内線 6616
	事前確認シート【参考】よくある用務の記入例学会参加の場合	―	○ 職員が海外へ渡航する場合申請様式：様式1-1 提出先：医歯薬・労務担当（出張用）	―	○ 海外から研究者を招へいする場合申請様式：様式1-2 提出先：医歯薬・総務担当 ※学生が海外へ渡航する場合は職員に同じ。	【安全保障輸出管理について】研究推進機構　価値創造統合リスクマネジメント本部 TEL 086-251-8463
出張後	用務の完了を証明するもの	○				学会等の・参加証・領収書等出張用務の完了を証明する書類
出張後	マイレージ管理簿（出張に伴いマイレージを取得した場合のみ）	○		マイレージ取得不可

旅費の支給に必要な書類（領収書等）財務部ホームページ	旅費の支給に必要な書類等
旅費の支給に必要な書類（領収書等）財務部ホームページ	Documents required for reimbursement of travel expenses

参考規程等　

事務担当（報告書提出先）
医歯薬学総合研究科等総務課　労務・旅費担当	出張の際の旅行計画・報告（旧旅行内申書・復命書）・勤怠管理に関すること TEL：内線　鹿田　6762　6607 出張の際の旅費の計算に関すること TEL：内線　鹿田　6616 E-mail：ishiyaku_roumu_sadm.okayama-u.ac.jp（出張関係専用）